Politique de Confidentialité & RGPD — Spot-It

Date d'entrée en vigueur : 10 septembre 2026

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, de la manière dont Monaco Solution Lab collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des utilisateurs de l'application Spot-It (https://www.spotitickets.org).

Spot-It est une plateforme de signalement géolocalisé utilisée par des profils de Structures très différents : administrations publiques, entreprises privées, gestionnaires de terrains de golf, syndics de copropriété, etc. La présente Politique s'applique quel que soit le secteur de la Structure cliente.

Elle complète les Conditions Générales d'Utilisation de l'Application, disponibles dans un document séparé.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via l'Application est :

Monaco Solution Lab (Fabrice Monaco), exerçant sous ce nom commercial en qualité d'indépendant à titre complémentaire, immatriculé à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro 1041.684.384. Adresse : Chaussée de Maubeuge 622, boîte 0-5, 7024 Mons, Belgique Site professionnel : https://monacosolutionlab.com/ Contact : monacosolutionlab@outlook.com

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné à ce jour compte tenu de la taille de la structure ; toute demande relative aux données personnelles peut être adressée à l'adresse de contact ci-dessus.

2. Champ d'application

La présente Politique s'applique à toute personne interagissant avec l'Application, quel que soit son profil :

• visiteurs du site spotitickets.org ou du site professionnel monacosolutionlab.com ;
• signalants anonymes ou occasionnels (« citoyens »), qui créent un Signalement sans nécessairement s'identifier ;
• utilisateurs enregistrés, personnel des Structures clientes disposant d'un compte ;
• prospects et interlocuteurs des Structures clientes, dans le cadre de la relation commerciale et contractuelle avec Monaco Solution Lab.

3. Données collectées

Selon le profil d'interaction avec l'Application, les catégories de données suivantes peuvent être collectées :

3.1 Données de signalement (signalant anonyme ou occasionnel)

• géolocalisation du signalement ;
• catégorie de l'incident, description textuelle ;
• le cas échéant, une ou plusieurs photographies jointes (pouvant contenir des métadonnées techniques, ex. données EXIF, si elles ne sont pas supprimées automatiquement) ;
• horodatage du signalement ;
• données techniques de connexion nécessaires au fonctionnement du service (adresse IP, identifiant technique de session, type d'appareil), à des fins de sécurité et de lutte contre les abus.

3.2 Données de contact et de gamification (utilisateur occasionnel) Si l'Utilisateur choisit volontairement de laisser un moyen de contact ou de créer un profil léger :

• nom et/ou prénom (facultatif) ;
• adresse e-mail et/ou numéro de téléphone (facultatif) ;
• historique des Points d'expérience (XP) et badges obtenus, le cas échéant.

3.3 Données de compte (utilisateur enregistré) Pour les comptes attribués au personnel de la Structure :

• nom, prénom, adresse e-mail professionnelle ;
• fonction / service de rattachement ;
• identifiants de connexion (mot de passe stocké de façon chiffrée) ;
• historique des actions effectuées sur les Tickets (traitement, affectation, clôture) à des fins de traçabilité.

3.4 Données de facturation (Structure cliente) Nom du contact, coordonnées professionnelles et données de facturation de la Structure cliente, traitées le cas échéant par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement tiers (voir section 5).

3.5 Communications de support Contenu des échanges (e-mail, formulaire de contact) lorsqu'un Utilisateur ou une Structure sollicite une assistance.

4. Finalités et bases légales

Lorsque la Structure cliente est une administration publique, le traitement des signalements qu'elle reçoit et instruit via l'Application n'est pas fondé sur l'intérêt légitime, mais sur l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investie cette administration (article 6.1.e du RGPD). Cette mission trouve elle-même sa source dans une loi, un décret, une ordonnance ou un arrêté (royal, régional ou communal, selon le niveau de pouvoir concerné) habilitant l'administration en question à recueillir et à traiter ce type de signalements dans le cadre de ses compétences. Le texte précis applicable dépend de chaque administration cliente et lui est propre ; il peut être précisé, à sa demande, dans le contrat ou l'accord de traitement conclu avec Monaco Solution Lab.

Aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n'est prise sur la base de ces traitements. Le dispatch automatique des signalements vers un service constitue un traitement automatisé de règles métier (catégorisation) et non un profilage des personnes.

4.3 Rôle de Monaco Solution Lab pour le contenu généré par les Utilisateurs

Pour les données de signalement (3.1) traitées pour le compte d'une Structure cliente donnée, Monaco Solution Lab agit en principe en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, la Structure déterminant les finalités et moyens du traitement pour son propre périmètre (son site, ses services internes). Pour les données nécessaires au fonctionnement transversal de la plateforme (sécurité, statistiques agrégées, gamification), Monaco Solution Lab agit en qualité de responsable du traitement. La qualification précise (responsable, sous-traitant, ou responsables conjoints au sens de l'article 26 RGPD) est fixée contractuellement avec chaque Structure cliente.

5. Destinataires des données et sous-traitants

Les données à caractère personnel peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire à chaque finalité, aux catégories de destinataires suivantes :

• le personnel de Monaco Solution Lab habilité, dans le cadre de ses missions ;
• Paddle.com (Paddle.com Market Ltd, Royaume-Uni) : traitement des paiements et gestion des Abonnements, en qualité de revendeur officiel (merchant of record) ;
• Lovable Cloud (infrastructure Supabase, opérée par Lovable Labs Inc.) : authentification des Utilisateurs, base de données et hébergement de l'Application. Les données de l'Application (base de données et authentification) sont hébergées dans un centre de données situé dans l'Union européenne (région eu-west-1, Irlande) et ne font l'objet d'aucun transfert vers un pays tiers non européen ;
• Resend (États-Unis) : sous-traitant chargé de l'envoi des emails transactionnels (confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe) ;
• les autorités administratives ou judiciaires compétentes, lorsque la loi l'exige.

Ces prestataires n'interviennent qu'en qualité de sous-traitants, dans le cadre de contrats prévoyant des garanties appropriées de confidentialité et de sécurité, et ne sont pas autorisés à utiliser les données à d'autres fins que celles pour lesquelles ils sont mandatés. Paddle.com agissant en qualité de revendeur officiel (merchant of record), il intervient comme partie au contrat de vente pour la facturation et la collecte de la TVA relatives aux Abonnements ; les données transmises à ce titre sont limitées à ce qui est nécessaire à la facturation.

Les données ne sont ni vendues, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

6. Localisation et transferts de données hors de l'Union européenne

Monaco Solution Lab veille à limiter le recours à des prestataires établis en dehors de l'Espace économique européen (EEE) et privilégie, lorsque cela est possible, un hébergement des données au sein de l'Union européenne.

En particulier, les données de l'Application hébergées par Lovable Cloud (infrastructure Supabase) sont stockées dans un centre de données situé dans l'Union européenne (région eu-west-1, Irlande). Monaco Solution Lab a sélectionné cette option d'hébergement afin que ces données ne fassent l'objet d'aucun transfert vers un pays tiers non européen pour les besoins de stockage ou de traitement de la base de données et de l'authentification.

Les prestataires suivants, en revanche, peuvent traiter certaines données en dehors de l'EEE. Ces transferts sont encadrés comme suit :

• Paddle.com (Royaume-Uni) : le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (28 juin 2021), permettant les transferts de données vers ce pays sans garantie supplémentaire ;
• Resend (États-Unis) : sous-traitant hébergeant les données aux États-Unis ; ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types (CCT) et, le cas échéant, par l'adhésion du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Une copie des garanties applicables (clauses contractuelles types, certification Data Privacy Framework, décision d'adéquation) peut être obtenue sur simple demande à monacosolutionlab@outlook.com.

7. Conservation des données

• Photographies jointes aux signalements : conservées pendant 2 ans à compter de leur soumission, quel que soit le profil du signalant (anonyme ou occasionnel), puis automatiquement supprimées.
• Tickets et Signalements (contenu textuel, catégorie, géolocalisation, horodatage, historique de traitement) : ne sont jamais supprimés. Ils sont conservés indéfiniment, sous forme anonymisée, à des fins de suivi et de statistiques. Les signalements anonymes le sont déjà dès l'origine, puisqu'ils ne comportent aucune donnée d'identification ; les signalements liés à un profil d'Utilisateur occasionnel sont anonymisés selon les modalités décrites ci-dessous, dès la suppression de ce profil.
• Profil de l'Utilisateur occasionnel (« citoyen ») :
• l'Utilisateur peut à tout moment supprimer son profil depuis l'Application ou en en faisant la demande à monacosolutionlab@outlook.com ; l'ensemble de ses Signalements sont alors automatiquement anonymisés (suppression des données permettant de l'identifier — nom, coordonnées, identifiant de profil — ; le contenu du Signalement lui-même reste conservé indéfiniment sous forme anonymisée, conformément au point précédent, les photographies suivant quant à elles leur propre durée de conservation de 2 ans) ;
• à défaut de connexion pendant une durée de 3 ans, le profil est automatiquement supprimé et l'ensemble des Signalements associés sont anonymisés dans les mêmes conditions ;
• les données de contact (nom, e-mail, téléphone) et l'historique de gamification (Points d'expérience, badges) sont supprimés avec le profil, selon les mêmes modalités.
• Comptes des Utilisateurs enregistrés (personnel de la Structure) : conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle avec la Structure ; l'ensemble des données du compte est supprimé à la fin de cette relation contractuelle, sous réserve des obligations légales de conservation éventuellement applicables (données de facturation notamment). L'historique des actions effectuées sur les Tickets reste conservé, mais de façon anonymisée, dans le cadre de la conservation statistique décrite ci-dessus.
• Données de facturation : conservées pendant la durée légale de conservation des documents comptables, soit en principe 7 ans en droit belge.
• Données techniques de connexion (logs, adresses IP) : conservées pendant une durée maximale de 12 mois à des fins de sécurité.
• Communications de support : conservées pendant une durée de 3 ans à compter de la clôture de la demande.

8. Sécurité des données

Monaco Solution Lab met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles (chiffrement des mots de passe, accès restreint aux données selon le profil et l'habilitation de l'Utilisateur, hébergement sécurisé), et pour prévenir tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation des données.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Monaco Solution Lab s'engage à notifier l'Autorité de protection des données (APD) dans les délais prévus par le RGPD et, si nécessaire, à informer les personnes concernées.

9. Cookies et traceurs

Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (gestion de session, sécurité, authentification) sont utilisés sur l'Application et sur le site professionnel monacosolutionlab.com. Ces cookies techniques ne requièrent pas de consentement préalable au sens de la réglementation applicable. Aucun cookie de suivi publicitaire, de mesure d'audience ou de profilage n'est utilisé.

Si cette politique venait à évoluer avec l'ajout de cookies non essentiels, ceux-ci ne seraient déposés qu'après recueil du consentement préalable de l'Utilisateur, conformément aux recommandations de l'Autorité de protection des données (APD), et la présente section serait mise à jour en conséquence.

10. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, toute personne dont les données sont traitées dispose des droits suivants :

• droit d'accès à ses données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les limites prévues par la réglementation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition au traitement, notamment lorsque celui-ci repose sur l'intérêt légitime ;
• droit à la portabilité des données qu'elle a fournies, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur celui-ci (notamment la gamification), sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment l'Autorité de protection des données (APD/GBA — Belgique, www.autoriteprotectiondonnees.be), ou auprès de l'autorité de protection des données de son propre pays de résidence au sein de l'Union européenne.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant à l'adresse monacosolutionlab@outlook.com, en précisant l'objet de la demande. Une réponse sera apportée dans un délai maximum d'un mois, pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe, conformément au RGPD. Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité de l'auteur de la demande.

Pour l'Utilisateur occasionnel ayant créé un profil, le droit à l'effacement peut être exercé directement depuis l'Application en supprimant son profil : ses Signalements sont alors automatiquement anonymisés selon les modalités décrites à l'article 7. Ce mécanisme s'applique également, à titre automatique et sans démarche de l'Utilisateur, après 3 ans d'inactivité du profil.

Pour les signalements strictement anonymes ne comportant aucune donnée d'identification, l'exercice de certains droits (accès, rectification) peut être limité en pratique par l'impossibilité d'identifier la personne concernée.

11. Mineurs

L'Application n'est pas destinée aux mineurs de moins de 16 ans. Elle peut néanmoins être utilisée de manière ponctuelle et anonyme, sans création de profil, par toute personne pour signaler un incident. Aucune création de compte Utilisateur enregistré ni de profil de gamification n'est ouverte aux personnes de moins de 16 ans. Les parents ou représentants légaux qui identifieraient un traitement de données concernant un mineur peuvent contacter Monaco Solution Lab afin d'en demander la suppression.

12. Modifications de la présente Politique

Monaco Solution Lab se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour l'adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles de l'Application. Toute modification substantielle fera l'objet d'une notification appropriée. La version en vigueur est celle publiée sur l'Application, avec mention de sa date d'entrée en vigueur.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l'exercice de vos droits : Monaco Solution Lab — monacosolutionlab@outlook.com — https://monacosolutionlab.com/